Het is veel werk, duur en bovendien een speeltje voor grote bedrijven. Nee, het midden- en kleinbedrijf verantwoordt zich maar mondjesmaat over haar duurzaamheidsprestaties met een transparant maatschappelijk jaarverslag. Terwijl er genoeg kansen liggen, vinden deskundigen. ‘Je koopt toch liever bij een gezond bedrijf, dan bij een bedrijf waarvan je geen idee hebt waar ze voor staat?’

Twee keer wonnen ze met hun maatschappelijke jaarverslag de Kristalprijs voor midden- en kleinbedrijven. In 2011 en 2012. Verhuisbedrijf Mondial Movers is al sinds 2005 bezig met duurzaamheid en deze ‘Oscars voor transparante maatschappelijke verslaggeving’ waren een beloning voor hun inspanningen op dit gebied. Het ministerie van Economische Zaken reikt de Kristalprijs ieder jaar uit aan het beste jaarverslag uit de Transparantiebenchmark, een jaarlijks onderzoek naar maatschappelijke verslaggeving in Nederland. Directeur Tom Stuij is er trots op en gelooft ook in verslaggeving, als verantwoordingsmiddel richting stakeholders. Maar ook als richtinggevend instrument voor de verdere beleidsontwikkeling. ‘Transparantie loont echt, daar ben ik van overtuigd.’

Uitsluitend voor grote bedrijven?

Toch blijkt in de praktijk dat slechts weinig organisaties uit het midden- en kleinbedrijf het voorbeeld van Mondial Movers volgen. Nog geen tien bedrijven van vergelijkbare grootte lieten jaarlijks hun verslag beoordelen. In 2013 besloot het ministerie daarop dat het MKB niet langer kon meedoen met de Transparantiebenchmark. De benchmark is nu nog uitsluitend bestemd voor grote organisaties. ‘Eeuwig zonde’, noemt Stuij dat besluit.

Bied MKB een podium

Jos Reinhoudt, kennismanager bij MVO Nederland, heeft zich de afgelopen jaren verdiept in hoe het MKB omgaat met jaarverslaggeving. Net als Tom Stuij vindt hij het een gemiste kans dat het midden- en kleinbedrijf geen podium meer heeft om te laten zien hoe duurzaam en transparant ze opereert. ‘Al begrijp ik de beslissing wel’, vertelt Reinhoudt. ‘Het geringe aantal deelnemers geeft geen representatief beeld. Bovendien is het kostbaar om een verslag te laten controleren door de consultants achter de Transparantiebenchmark.’

Taai en academisch

Als oorzaken voor het gebrek aan enthousiasme voor jaarverslaggeving binnen het MKB noemt Reinhoudt onder andere de hoeveelheid werk die het kost om een goed verslag te maken. Ook het kennisniveau om transparant te communiceren over de toegevoegde waarde van een bedrijf ontbreekt vaak. Daarnaast worden de internationale en meest gangbare richtlijnen voor verslaggeving van het GRI als ingewikkeld en uitvoerig bestempeld. ‘GRI is taai en academisch, een soort harnas. MKB’ers denken en werken toch op een andere manier. De richtlijnen van GRI gaan over onderwerpen die ze niet direct raken. Mensenrechten, diversiteit van het management; daar heeft een MKB’er over het algemeen minder mee.’

Iets meer dan 10 procent

GRI, gevestigd in Amsterdam, beheert en ontwikkelt de internationale richtlijn voor maatschappelijke verslaggeving: GRI Standards. In hun database zijn meer dan 35.000 verslagen opgenomen, van over de hele wereld. Iets meer dan 10 procent is afkomstig van het midden- en kleinbedrijf. Volgens Asthildur Hjaltadottir, directeur Services van GRI, staat dit percentage in geen verhouding tot de werkelijke verdeling in de wereld: ‘De mondiale economie draait voor 90 procent op het midden- en kleinbedrijf, dus ergens klopt iets niet.’ Ze benadrukt dat zij alleen iets kan zeggen over wat in de database van GRI staat. Ondanks deze kanttekening geeft Hjaltadottir aan dat GRI zich meer gaat focussen op het onder de aandacht brengen van de voordelen van verslaggeving bij het midden- en kleinbedrijf.

‘We moeten benadrukken dat verslaggeving niet een compliance-dingetje is voor het midden- en kleinbedrijf, een verplichting die het krijgt opgelegd van hún klanten; vaak grote en beursgenoteerde bedrijven die zelf een duurzaamheidsverslag uitbrengen’, stelt Hjaltadottir. ‘Het is veel meer dan dat. Wij zien het als noodzaak om “in business” te blijven. Stakeholders vragen om steeds meer informatie van de partijen waarmee ze zaken doen. Als je niet transparant bent, loop je het risico je plek in de markt te verliezen.’

Voordelen van verslaggeving

Volgens de directeur Services van GRI heeft verslaggeving zowel externe als interne voordelen voor het MKB. Als externe voordelen noemt Hjaltadottir reputatiegroei en toenemend vertrouwen van de markt. Ook de betrokkenheid van stakeholders kan groeien door helder te communiceren over de maatschappelijke waarde van een bedrijf. Daarnaast worden de risico’s van een gezonde en transparante organisatie over het algemeen lager ingeschat, waardoor relatief eenvoudiger kapitaal kan worden aangetrokken. ‘Uiteindelijk leidt transparante verslaggeving ook tot concurrentievoordeel, omdat klanten hun producten nu eenmaal eerder bij een eerlijke onderneming kopen’, aldus Asthildur Hjaltadottir.

Over de interne voordelen zegt Hjaltadottir:

‘Door het verslaggevingsproces komt informatie boven tafel waar bedrijven hun voordeel mee kunnen doen. Het geeft echt kansen om operationele kosten te verlagen. Bijvoorbeeld: als je weet wat je jaarlijkse energieverbruik is, kun je met gerichte maatregelen dat verbruik terugdringen. Dat scheelt gewoon kosten. Heel simpel.’

Een ander voordeel is het inzicht dat organisaties verkrijgen in hun sterktes en hun zwaktes. Verder is het jaarverslag een belangrijk richtinggevend document bij de doorontwikkeling van een bedrijfsstrategie. ‘Je kunt actief op zoek naar hoe je je organisatie slimmer kunt runnen.’

Led-lampje? In de krant!

Verhuisbedrijf Mondial Movers profiteerde zowel van de interne als van de externe voordelen van verslaggeving. ‘Het is goed voor je pr. Zeker in de beginjaren’, weet Tom Stuij nog. ‘Een led-lampje aanbrengen in je kantoor was al krantennieuws. Die tijd is nu voorbij. Ik zie het ook als instrument dat je verplicht om na te denken over je management. En het geeft inzicht in welke koers je moet varen.’ Het leidde ertoe dat Mondial Movers haar bedrijfsstrategie verlegde van de P van Planet naar de P van People. Stuij: ‘Dat wil niet zeggen dat we niks meer voor de planet doen, maar wij willen van toegevoegde waarde zijn voor onze stakeholders; onze medewerkers en klanten.’ Mondial Movers paste haar pay-off erop aan: de vriendelijke verhuizer.

Tip van Mondial Movers

Voor haar verslaggeving gebruikte Mondial Movers de GRI-richt­lijnen. Toegegeven, een hele exercitie. Een tip van Tom Stuij: ‘Maak gewoon eerst een goed verslag en leg daarna de richtlijnen ernaast. Kijk vervolgens wat je kunt aanvullen. En beantwoord daarbij alleen de vragen die je begrijpt.’ Wat Mondial Movers hielp, was de implementatie van het ISO 26000-managementsysteem die het bedrijf al eerder had doorlopen. ‘Daardoor was al veel management-informatie bekend.’

Drempel voor MKB verlagen

GRI is op dit moment bezig met een pilotproject in zes verschillende landen om te onderzoeken hoe de drempel voor verslaggeving binnen het MKB kan worden verlaagd. Het is nog te vroeg hier iets over te zeggen, in ieder geval betekent het geen ‘lichtere’ variant op GRI, benadrukt Hjaltadottir. Jos Reinhoudt deelt haar opvatting. ‘Er zijn consultancybedrijven die dat ontwikkelen, maar dat helpt een bedrijf op de grond niet verder.’

Voorbeeld in de houtbranche

Reinhoudt ging op zoek naar hoe verslaggeving binnen het MKB wél kan werken. Hij zegt: ‘In alle beleidsstukken die je van de overheid leest, is transparantie het toverwoord. Daar moet je iets mee. Dat moet je willen stimuleren.’ Na verschillende gesprekken met bedrijven en branche-organisaties is zijn conclusie: pak één materieel sectorspecifiek onderwerp en rapporteer dáár transparant over. En geef branche-organisaties daarin een richtinggevende en controlerende rol. Als voorbeeld noemt Reinhoudt de houtbranche. ‘De Koninklijke Vereniging Van Nederlandse Houtondernemingen heeft gezegd: wij willen alleen nog maar duurzaam hout importeren. Heel helder. En over dat onderwerp wordt van alle bedrijven in die branche transparantie verwacht.’

Klein beginnen

Hjaltadottir adviseert vooral klein te beginnen met jaarverslaggeving.

‘En kijk naar hoe andere bedrijven het doen, je concurrenten, maar ook je klanten. Hoe zien die jouw organisatie, welke materiële onderwerpen spelen daar en hoe hebben ze die geselecteerd? Dat helpt je in de ontwikkeling van je eigen verslaggeving.’

Zowel Reinhoudt van MVO Nederland als Hjaltadottir onderstrepen de kracht van de Sustainable Development Goals. Hjaltadottir: ‘Die gaan een grote rol in de business spelen.’ Jos Reinhoudt: ‘Er is echt een gemeenschappelijke taal aan het ontstaan, 17 logo’s, concreet en communicatief, echt iets om naartoe te werken.’

GRI bij gemeentes

Bij beursgenoteerde bedrijven is het gemeengoed, in het midden- en kleinbedrijf gebeurt het mondjesmaat, maar bij gemeentes is het ronduit uniek. De gemeente Schiedam is op dit moment bezig haar duurzaamheidsverslag volgens de GRI-richtlijnen op te stellen. Wethouder Patricia van Aaken van Duurzaamheid hierover: ‘We hebben een ambitieus duurzaamheidsprogramma. Daar hoort ook bij dat we ons willen verantwoorden over onze resultaten. Dat zijn we aan onze stakeholders verplicht. Ook omdat we een duurzame bedrijfsvoering van onze stakeholders verwachten. We kunnen niet aan de zijlijn blijven staan. GRI biedt handvatten om zeer gedetailleerd te rapporteren over hoe duurzaam we bezig zijn. En al tijdens het verslaggevingsproces, waar we nu middenin zitten, hebben we aanknopingspunten om ons beleid verder te verbeteren.’