Een jaar of vijf geleden rapporteerden slechts de grote beursgenoteerde organisaties over hun duurzaamheidsbeleid. Tegenwoordig vinden steeds meer (middelgrote) organisaties het belangrijk hun stakeholders hierover te informeren met een jaarlijks duurzaamheidsverslag, al dan niet volgens de richtlijnen van de Transparantiebenchmark en/of het Global Reporting Initiative (GRI). Voor de communicatieadviseur of MVO-verantwoordelijke medewerker een intensief karwei met de nodige barrières. Wat zijn de vijf grootste obstakels bij het maken van een duurzaamheidsverslag? En hoe ga je daarmee om?

1) ‘Ik krijg de informatie lastig verzameld’

Uit een analyse van het Ministerie van Economische Zaken van 2014 over verslaggevingsprocessen blijkt dat het merendeel van de ondervraagden, zo’n 48%, het moeilijk vindt informatie over duurzaamheid te verzamelen uit de organisatie. Dat is ook begrijpelijk. Al sinds jaar en dag zijn organisaties gewend om financiële jaarcijfers op te hoesten. Maar duurzaamheidsinformatie, dat is relatief nieuw. Daar zijn veelal nog geen informatieverzamelingsprocessen voor opgetuigd. Bovendien gaat het bij duurzaamheidsinformatie niet alleen om kwantitatieve, maar ook om kwalitatieve informatie, die weer lastiger in Excel of IT-systemen kan worden verwerkt. In de praktijk spartelen MVO-managers en/of communicatie-adviseurs in stapels ongestructureerde persberichten en allerhande documenten met ‘groene passages’. Het loont daarom om ruim de tijd te nemen het informatieverzamelingsproces goed te structureren. En op basis van je opgedane ervaringen en het duurzaamheidsbeleid van je organisatie medewerkers en afdelingen aan te wijzen die verantwoordelijk zijn voor plukjes informatie. Handig daarbij is de criteria van de Transparantiebenchmark en/of GRI hierin mee te nemen: ieder criterium is een stuk content. Maak bijvoorbeeld een inhoudsopgave en stel per criterium vast wie welke informatie kan aanleveren. Zo wordt ook meteen inzichtelijk op welke onderdelen nog informatie mist.
Uit een analyse van het Ministerie van Economische Zaken van 2014 over verslaggevingsprocessen blijkt dat het merendeel van de ondervraagden, zo’n 48%, het moeilijk vindt informatie over duurzaamheid te verzamelen uit de organisatie. – Ministerie van Economische Zaken (november 2014) Transparantiebenchmark 2014 De Kristal 2014 

2) ‘Het kost zo veel tijd’

Dat klopt, daar is niet zo veel aan te doen. In de regel kosten de voorbereiding en de productie van een duurzaamheidsverslag zo’n zes maanden. De laatste drie maanden van het jaar kunnen de voorbereidingen worden getroffen, zoals het betrekken van stakeholders en directie en het maken van een materialiteitsmatrix. De eerste drie maanden van het nieuwe jaar staan in het teken van informatie verzamelen, analyseren, schrijven en publiceren. De inspanningen moeten worden ingeschat op een dag in de week voor drie medewerkers (MVO-manager/adviseur, communicatie-adviseur en (externe) projectleider) gedurende de looptijd van het project. Zeker in de laatste fase, waar het aankomt op de laatste inhoudelijke finesses, kunnen de inspanningen oplopen tot drie dagen in de week.

3) ‘Het heeft geen prioriteit binnen onze organisatie’

Wanneer organisaties nog niet actief zijn op het gebied van transparantie over duurzame activiteiten, heeft een duurzaamheidsverslag nog weinig prioriteit bij de directie. In de eerder genoemde analyse ondervindt 18% van de ondervraagden hinder van het ontbreken aan prioriteit. Maar de beweging naar duurzame verslaggeving is onomkeerbaar: er komt wetgeving aan die grote organisaties per 2017 verplicht te rapporteren over maatschappelijk en milieubeleid. Vooruitlopend op die wetgeving zullen organisaties met meer dan 500 medewerkers dus wel moeten. Deze verplichting, plus argumenten als ‘scoren op de TransparantieBenchmark en voldoen aan GRI’ en ‘verslaggeving kan ons helpen duurzaamheidsbeleid te ontwikkelen’ kunnen een directie overtuigen mee te werken. Als CEO vertellen over je duurzame resultaten en ambities tijdens een interview voor het voorwoord is ook gewoon leuk.

4) ‘Ik wil optimale transparantie en tegelijkertijd een aantrekkelijk groen beeld schetsen van onze organisatie’

Natuurlijk, niet iedere bedrijfsdoelstelling om bijvoorbeeld CO₂-uitstoot te reduceren of om gebouwen te verduurzamen wordt gehaald. Dat zou utopisch zijn. Stakeholders van je bedrijf verwachten dit ook niet. Toch leiden niet of niet volledig gehaalde doelstellingen of matig duurzame activiteiten bijna altijd tot interne dilemma’s. Aan de ene kant (vanuit commercieel oogpunt) wil je dat je bedrijf er mooi groen opstaat. Aan de andere kant spreken de feiten dit gedeeltelijk tegen en is transparantie gewenst. Deze spagaat kan resulteren in wollig, niet concreet en omslachtig taalgebruik of onvolledige passages in verslaggeving. Bijvoorbeeld: Niet concreet taalgebruik: We hebben hard gewerkt (waaraan, hoe hard?), veel gedaan (hoe veel?), tal van activiteiten ondernomen (welke?), de lat hoog gelegd (hoe hoog?), etc… Vaag taalgebruik: We hebben awareness (vuurwerk, reclame, stakingen?) gecreëerd en er zijn verschillende trajecten en processen (vaag) opgestart die bijdragen aan de doelstellingen met betrekking tot het maatschappelijk verantwoord ondernemen binnen onze organisatie. Onvolledig taalgebruik: We hebben ook afgelopen jaar hard gewerkt aan het terugdringen van onze CO₂-uitstoot. Dat sluit helemaal aan bij de doelstellingen die we hebben op dit gebied. (Welke doelstelling, wat is de reductie, en hoe is die te vergelijken met voorgaande jaren?) Wanneer een duurzaamheidsverslag wordt ingediend ter beoordeling voor de Transparantiebenchmark, wordt gelet op de duidelijkheid en betrouwbaarheid van de informatie. Er zijn 40 punten mee te verdienen (van de 200 in totaal). Voor een duidelijk en betrouwbaar verslag verkies je dus transparantie boven het politiek correcte gewenste groene verhaal. Daarbij, onderschat je stakeholders niet; het zijn net als wij kritische consumenten die dagelijks blootstaan aan persuasieve teksten en beelden. En zich daartegen proberen te wapenen.

5) De GRI-richtlijnen en criteria uit de Transparantiebenchmark vind ik moeilijk te interpreteren.

De criteria van de Transparantiebenchmark (40 stuks) en het Global Reporting Initiative (minstens 34 stuks) zijn bijna allemaal complex in woord én inhoud om te vertalen naar je organisatie. Een voorbeeld van een criterium uit de Transparantiebenchmark: ‘De onderneming geeft een toelichting op de onderwerpen die zij van materieel belang acht voor de waardeketen waarin de onderneming opereert.’ Hoe interpreteer je dit criterium? En de onderliggende subcriteria? En op welke manier komt het terug in je verslag? Er zijn een aantal vaste onderdelen die terugkomen in ieder duurzaamheidsverslag. Denk aan een voorwoord, een stakeholderdialoog, een materialiteitsmatrix, een bedrijfsmodel, een waardeketen en niet-financiële resultaten. Organisaties die al langer bezig zijn met duurzaamheidsverslaggeving of geïntegreerde verslaggeving hebben goede manieren gevonden om deze belangrijke onderdelen te integreren in hun verslag. Voorbeelden daarvan zijn Vodafone met hun interactieve geïntegreerde verslag, de NS of Alliander. Wanneer je met de criteria in de hand de verschillende voorbeeldverslagen leest, ontdek je hoe de richtlijnen in de praktijk door de top van de transparante organisaties worden vertaald, bijvoorbeeld op welke wijze het voorwoord in het verslag is opgenomen, hoe de stakeholderdialoog en de materialiteitsmatrix zijn uitgevoerd en op welke wijze de waardeketen wordt weergegeven. Dit biedt genoeg inspiratie voor het maken van je eigen verslag.

5 tips om verslaghoofdpijn te voorkomen

  • Structureer voor aanvang de informatieverzameling.
  • Reserveer voldoende tijd (drie maanden voor en drie maanden na het einde van het rapportagejaar).
  • Overtuig je directie.
  • Wees transparant, dat wordt beloond.
  • Lees veel andere verslagen, met de richtlijnen van Transparantiebenchmark en GRI bij de hand.
Dit artikel hebben wij geschreven voor duurzaamheidsplatform TGTHR, waar De Duurzaamheidsrapporteurs een partnerschap mee hebben. Afgelopen maand is het hierop verschenen.